Wie muss ich meine Selbstständigkeit anmelden?

INHALT

• So geht’s: Selbstständigkeit anmelden

• Gewerbe oder freiberuflich - was ist der Unterschied?

• Gewerbe anmelden

• Freiberufliche Tätigkeit anmelden

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

• FAQ: häufig gestellte Fragen

So geht’s: Selbstständigkeit anmelden

Die Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit musst Du anmelden. Zuständige Behörden sind das Finanzamt oder das örtliche Gewerbeamt. Willst Du ein Gewerbe anmelden, wendest Du Dich zuerst ans Gewerbeamt und beantragst Deinen Gewerbeschein. Das Gewerbeamt übermittelt dann Deine Daten ans zuständige Finanzamt. Bei einer Anmeldung als Freiberufler:in musst Du Dich direkt beim Finanzamt anmelden. Dafür füllst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus.

Die Anmeldung erledigst Du am besten gleichzeitig mit dem Beginn, spätestens aber innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit. Im Rahmen der Anmeldung erhältst Du auch Deine Steuernummer.

Seit November 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die neu eingeführte Wirtschafts-Identifikationsnummer. Wenn Du Dich neu anmeldest, erhältst Du automatisch eine Wirtschafts-ID. Sie soll der bundesweiten behördenübergreifenden Kommunikation dienen und perspektivisch andere Identifikationsnummern ersetzen. Erst ab der Steuererklärung für 2026 ist die Wirtschafts-ID eine verpflichtende Angabe in der Steuererklärung.

Doch woher weißt Du, ob Du freiberuflich oder gewerblich tätig bist?

Gewerbe oder freiberuflich - was ist der Unterschied?

Man unterscheidet bei der Form der Selbstständigkeit zwischen Freiberufler oder Gewerbe.

Gewerbliche Tätigkeit

Das ist zunächst jede selbständige wirtschaftliche Tätigkeit mit der Absicht, dauerhaft Gewinn zu erzielen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du tatsächlich Gewinn erzielst. Um eine gewerbliche Tätigkeit handelt es sich immer dann, wenn Du zum Beispiel selbstständig mit Waren handelst, Dienstleistungen anbietest oder Handwerksleistungen ausführst.

Es gibt Ausnahmen von gewerblicher Tätigkeit. Dazu zählen:

• Freie Berufe
• Erziehung von Kindern gegen Entgelt (z.B. Pflege-Elternschaft)
• Unterrichtswesen
• Land- und Forstwirtschaft

Freie Berufe

Sie werden manchmal auch Katalogberufe genannt und im Einkommensteuergesetz exemplarisch, aber nicht abschließend aufgeführt. Entscheidend für die Einordnung ist die selbstständige Ausübung der Tätigkeit, die fachliche Qualifikation oder schöpferische Begabung sowie die eigenverantwortliche und unabhängige Erbringung der Dienstleistung.

Demnach handelt es sich bei einer selbstständig ausgeübten erzieherischen Tätigkeit oder einer selbstständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden Tätigkeit um einen sogenannten freien Beruf.

Als weitere Beispiele nennt der Paragraf

Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte, Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratenden Volks- und Betriebswirte, vereidigten Buchprüfer, Steuerbevollmächtigten, Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen. (§ 18 Abs. 1 Satz 1 EStG)

Gewerbe anmelden

Wenn Du ein Gewerbe beginnen möchtest, wendest Du Dich ans zuständige Gewerbeamt. In der Regel ist das die Behörde der Stadt oder Gemeinde, in der sich Dein Betrieb befindet beziehungsweise in der Du die Tätigkeit ausübst. In kleineren Gemeinden übernehmen oft das Rathaus, Bürgeramt oder Ordnungsamt diese Aufgabe. Am besten schaust Du auf der Website Deiner Stadt oder fragst telefonisch nach, wo genau Du Dein Gewerbe anmelden kannst.

In vielen Städten lässt sich das Gewerbe heute auch online anmelden. Dafür gibt es digitale Formulare, die Du einfach ausfüllst und zusammen mit Deinem Ausweis und - falls nötig - Nachweisen über Deine Qualifikation einreichst. Nach der Anmeldung erhältst Du eine Bestätigung, den sogenannten Gewerbeschein.

Die Gebühren für die Anmeldung liegen meist zwischen 20 und 60 Euro. Anschließend informiert das Gewerbeamt automatisch weitere Stellen:

• das Finanzamt
• die Industrie- und Handelskammern (IHK)
• die Handwerkskammer (falls es sich um eine handwerkliche Tätigkeit handelt)
• die Berufsgenossenschaft
• die Gewerbeaufsicht

Nicht vergessen: Im Anschluss musst Du noch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Gewerbetreibende sind im Unterschied zu Freiberufler:innen gewerbesteuerpflichtig. Allerdings gilt hier ein Freibetrag von 24.500 Euro im Jahr. Erst Gewerbeerträge, die darüber liegen, musst Du versteuern. Darüber hinaus darfst Du einen Teil der fälligen Gewerbesteuer mit Deiner Einkommensteuer verrechnen.

Freiberufliche Tätigkeit anmelden

Für freiberuflich Arbeitende ist das Finanzamt zuständig. Dazu füllst Du - spätestens einen Monat nachdem Du Dich selbstständig gemacht hast - den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Im Fragebogen beschreibst Du unter anderem Deine Tätigkeit. Das Finanzamt prüft, ob es sich tatsächlich um eine freiberufliche und keine gewerbliche Tätigkeit handelt. Danach bekommst Du Deine Steuernummer und kannst offiziell Rechnungen schreiben.

Ein Vorteil der Freiberuflichkeit: Du musst Dich nicht bei der IHK anmelden und zahlst keine Gewerbesteuer. Ein separates Geschäftskonto ist nicht verpflichtend - kann Dir aber helfen, Deine geschäftlichen Finanzen im Blick zu behalten.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist der wichtigste Schritt bei der Anmeldung Deiner Selbstständigkeit – egal, ob gewerblich oder freiberuflich. Hier entscheidet sich, wie Du steuerlich geführt wirst. Du findest den Fragebogen ausschließlich online über das ELSTER-Portal. Dafür benötigst Du ein Benutzerkonto. Nach der Registrierung kannst Du den Fragebogen digital ausfüllen und ans Finanzamt übermitteln.

Je nach gewünschter Rechtsform des Unternehmens (Einzelunternehmen, GbR, UG, AG etc.) wählst Du den entsprechenden Fragebogen. Die häufigste Rechtsform für Selbstständige ist das Einzelunternehmen.

Wichtige Angaben für die steuerliche Erfassung

• persönliche Daten, Steuer-ID, bisherige Steuernummer (wenn vorhanden)
• Warst Du in den letzten fünf Jahren bereits selbstständig gemeldet?
• Adresse des anzumeldenden Betriebs
• Beschreibung Deiner Tätigkeit (wichtig für die Einordnung als gewerblich oder freiberuflich)
• voraussichtliche Einkünfte im Jahr der Betriebseröffnung und im Folgejahr (dient der Festsetzung der Einkommensteuervorauszahlung und ggf. der Gewerbesteuer)
• Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer (hier kannst Du die Anwendung der Kleinunternehmerregelung wählen)
• ggf. Angaben zu Mitarbeitenden, falls Du welche beschäftigst (dann muss auch die Bundesagentur für Arbeit informiert werden)
• Angaben zur Gewinnermittlung (üblicherweise ist das die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz: EÜR)

Sobald das Formular eingereicht ist, prüft das Finanzamt Deine Angaben und sendet Dir nach kurzer Zeit die Steuernummer für Deine selbstständige Tätigkeit zu. Unter dieser Steuernummer gibst Du künftig Deine

• Steuererklärung
• Einkommensteuer-Vorauszahlungen
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen (falls Du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest)
• Gewerbesteuererklärung (nur für Gewerbetreibende) ab.

FAQ: häufig gestellte Fragen

1. Was passiert, wenn ich meine Selbstständigkeit zu spät anmelde?

Du musst Dich mit Beginn der selbstständigen Tätigkeit beim Finanzamt anmelden.

Für Gewerbetreibende ist die gesetzliche Grundlage hierfür § 14 Gewerbeordnung (GewO). In der Praxis akzeptieren viele Gewerbeämter eine nachträgliche Anmeldung innerhalb von zwei bis vier Wochen. Falls Du die Anmeldung Deiner gewerblichen Tätigkeit versäumst, gilt das als Ordnungswidrigkeit und kann laut § 146 Abs. 3 GewO mit einer Geldbuße von bis zu 1.000 Euro geahndet werden.

Alle freiberuflich Tätigen müssen ihre Selbstständigkeit beim Finanzamt anmelden, und zwar ebenfalls mit Beginn der Tätigkeit, spätestens aber nach einem Monat ( § 138 Abs. 1 Abgabenordnung). Auch hier kann eine verspätete Anmeldung als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen von bis zu 5.000 Euro geahndet werden.

Tipp: In den meisten Fällen werden in der Praxis eher Verwarnungen ausgesprochen und nur kleine Beträge als Bußgeld verhängt.

2. Welche Steuererklärung muss ich als Selbstständige:r machen?

Genau wie Arbeitnehmende machen Selbstständige eine Einkommensteuererklärung. Wenn Du die Steuererklärung selbst erledigst oder mithilfe eines Steuerprogramms, ist die Abgabefrist immer der 31. Juli des Folgejahres.

Für Deine beruflichen Einnahmen und Ausgaben nutzt Du die Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Bei gewerblicher Tätigkeit füllst Du noch die Anlage G aus, bei freiberuflichen Tätigkeiten gibt man die Anlage S ab.

Gewerbetreibende geben zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung ab. Falls Du mit Deinen gewerblichen Einkünften den jährlichen Freibetrag von 24.500 Euro nicht überschreitest, musst Du keine Gewerbesteuer zahlen.

Alle Selbstständigen, die auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten, reichen neben der Einkommensteuererklärung auch eine Umsatzsteuererklärung ein.

3. Bin ich als Freelancer freiberuflich oder gewerblich tätig?

Die Bezeichnung Freelancer oder freier Mitarbeiter bezieht sich nur auf die Vertragsform. Als Freelancer bist Du nicht beim Unternehmen angestellt, sondern selbstständig tätig. Du stellst Rechnungen für zuvor vereinbarte Leistungen. Freie Mitarbeiter können sowohl gewerblich als auch freiberuflich tätig sein.

4. Kann ich gleichzeitig freiberuflich und gewerblich tätig sein?

Ja, das ist möglich. Bitte beachte, dass Du für jede Tätigkeit einen separaten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen musst. Für jede Tätigkeit erhältst Du eine eigene Steuernummer.

Wenn die gewerbliche und freiberufliche Tätigkeit zusammenhängen oder voneinander abhängen, kannst Du für beide Tätigkeiten eine einzige Steuernummer erhalten. Möglicher Nachteil: Der freiberufliche Anteil wird auch als gewerblich eingestuft und somit auch der Gewerbesteuer unterworfen. Dem beugst Du vor, indem Du die Tätigkeiten getrennt führst, zum Beispiel mit einem separaten Geschäftskonto und getrennter Buchhaltung.