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Kleinunternehmer & Umsatzsteuer: die Kleinunternehmerregelung

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung bist Du von der Umsatzsteuer befreit. Dafür darf Dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro betragen und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht überschreiten. Ab Januar 2025 erhöhen sich die Umsatzgrenzen auf 25.000 Euro bzw. 100.000 Euro. Als Kleinunternehmer:in musst Du immer eine Steuererklärung abgeben.

INHALT

Was ist die Umsatzsteuer?

Nach § 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) unterliegen Umsätze aus Lieferungen und sonstigen Leistungen der Umsatzsteuer. Wenn Du also mit Waren handelst oder mit einer sonstigen Leistung Umsätze erzielst - zum Beispiel mit einer Dienstleistung - wird Umsatzsteuer fällig. Die Umsatzsteuer, die Du einnimmst, führst Du regelmäßig ans Finanzamt ab. Die Umsatzsteuer, die Du selbst zahlst, zum Beispiel wegen beruflicher Anschaffungen, kannst Du vom Finanzamt als Vorsteuer zurückfordern. Du meldest dem Finanzamt Deine umsatzsteuerlichen Einnahmen und Ausgaben über die sogenannten Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UStVA). Das passiert meist im vierteljährlichen Rhythmus.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Sie gehört zu den bürokratischen Entlastungen für Unternehmer:innen mit geringen Umsätzen. Denn bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung (KU-Regelung) nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) bist Du von der Umsatzsteuer befreit. Dann musst Du in Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und entsprechend keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug kannst Du jedoch die Umsatzsteuer, die Du selbst zahlen musst, nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Ab dem Steuerjahr 2024 müssen Kleinunternehmer:innen auch keine Umsatzsteuererklärung mehr abgeben.

Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung

Wenn Du die Regelung in Anspruch nehmen willst, darfst Du die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer nicht überschreiten. Bis einschließlich 2024 lag sie für das vorangegangene Kalenderjahr bei 22.000 Euro. Im laufenden Kalenderjahr durftest Du 50.000 Euro Umsatz nicht überschreiten.

Im Jahressteuergesetz 2024 wurde der § 19 (UStG) grundlegend überarbeitet. Dabei haben sich auch die Umsatzgrenzen erhöht. Die Änderungen treten ab Januar 2025 in Kraft.

Änderungen für Kleinunternehmer ab Januar 2025

1. Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht

Bislang waren Kleinunternehmer:innen zwar formal umsatzsteuerpflichtig, jedoch wurde auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichtet. Ab dem Steuerjahr 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmer:innen grundsätzlich umsatzsteuerfrei.

2. EU-weite Anwendung der Kleinunternehmerregelung möglich

Im Rahmen der Steueränderungen 2025 wird die EU-Richtlinie 2020/285 umgesetzt. Mit dieser Richtlinie wird die grenzüberschreitende Anwendung der Kleinunternehmerregelung geregelt. Bislang konnten Kleinunternehmen in der EU nur in ihrem jeweiligen Mitgliedstaat die KU-Regelung in Anspruch nehmen. Ab dem 1. Januar 2025 tritt die sogenannte EU-KU-Regelung (EU-Kleinunternehmerregelung) in Kraft. Jedes Kleinunternehmen in der EU kann nun EU-weit die Regelung in Anspruch nehmen - sofern es die jeweils geltenden nationalen Voraussetzungen erfüllt.

3. Anhebung der Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer

Um die Anwendung der EU-KU-Regelung zu vereinfachen, wurden auch die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:innen erhöht. Ab Januar 2025 steigt die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr auf nun 25.000 Euro. Die Umsätze dürfen im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigen (zuvor: 50.000 Euro).

Dabei sind diese Punkte neu:
  • Die Umsatzgrenze bezieht sich auf den Netto-Umsatz, das heißt ohne Hinzurechnung der Umsatzsteuer.
  • Sobald der Gesamtumsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro überschreitet, wird ab sofort zur Regelbesteuerung gewechselt. Das heißt, nicht mehr der geschätzte Jahresumsatz spielt eine Rolle, sondern der tatsächliche.
  • Der Wechsel zur Regelbesteuerung erfolgt nicht erst ab dem nächsten Kalenderjahr, sondern ab sofort. Alle Umsätze bis zum Überschreiten der Umsatzgrenze bleiben umsatzsteuerfrei. Die Umsätze, mit denen Du die Grenze überschreitest, sind ab sofort der Umsatzsteuer unterworfen.

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Wie beantrage ich die Kleinunternehmerregelung?

Die KU-Regelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz kannst Du im Zuge der Anmeldung Deiner selbstständigen Tätigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wählen. Wenn Du unternehmerisch tätig wirst, solltest Du Deine Selbstständigkeit innerhalb von 4 Wochen anmelden. Je nachdem, ob Deine selbstständige Tätigkeit als freiberuflich oder gewerblich einzustufen ist, unterscheidet sich das Anmeldeverfahren.

1. Anmeldung für Gewerbetreibende

Wenn Du zum Beispiel mit Waren oder Handwerksleistungen handelst, bist Du gewerblich tätig. Dann meldest Du Dich zunächst beim örtlichen Gewerbeamt an. Das Gewerbeamt sendet Deine Daten ans zuständige Finanzamt, das Dir dann den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zuschickt. Im Unterschied zu Freiberuflern müssen Gewerbetreibende neben der Einkommensteuer auch Gewerbesteuer zahlen. Allerdings gilt hier ein Freibetrag von 24.500 Euro im Jahr. Erst Gewerbeerträge, die darüber liegen, musst Du versteuern. Darüber hinaus darfst Du einen Teil der fälligen Gewerbesteuer mit Deiner Einkommensteuer verrechnen.

2. Anmeldung für Freiberufler:innen

Freiberufler:innen müssen keine Gewerbesteuer zahlen. In § 18 EStG Abs. 1 Satz 1 werden eine Reihe freiberuflicher Tätigkeiten genannt. Dazu gehören zum Beispiel ärztliche, anwaltliche, notarielle, wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten. Freiberufler:innen füllen direkt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und senden ihn ans zuständige Finanzamt (Wohnortfinanzamt).

In diesem Fragebogen machen alle Selbstständigen Angaben zu ihrem Unternehmen. Du schätzt Deinen voraussichtlichen Umsatz im Gründungsjahr und im Folgejahr. Wenn Du mit Deiner Schätzung die jeweiligen Umsatzgrenzen einhältst, kannst Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer:innen im Gründungsjahr bezieht sich immer auf ein ganzes Kalenderjahr. Wenn Du Dein Unternehmen erst im Laufe des Jahres gegründet hast, musst Du den in diesem Zeitraum erzielten Umsatz auf einen Jahresgesamtumsatz hochrechnen.

Wann kann man von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung wechseln?

Ein freiwilliger Verzicht auf die Regelung ist jederzeit möglich. Du teilst dem Finanzamt einfach in einem formlosen Schreiben Deinen Wunsch nach Regelbesteuerung mit.

Verzicht auf Kleinunternehmer-Regelung

Wenn Du auf die Regelung freiwillig verzichtest, obwohl Du mit Deinem Umsatz innerhalb der Umsatzgrenzen liegst, ist diese Entscheidung nach § 19 Abs. 3 UStG bindend für 5 Jahre!

Bei Überschreiten einer der beiden Umsatzgrenzen gilt: Sobald Du sie überschreitest, musst Du selbstständig zur Regelbesteuerung wechseln. Die Regelbesteuerung betrifft dann alle Umsätze, mit denen Du die Grenzen überschreitest (25.000 Euro bzw. 100.000). Nicht betroffen sind alle Umsätze, die Du bis dahin erzielt hast.

Hinweis: Denke daran, ab nun wieder Umsatzsteuer in Deinen Rechnungen auszuweisen und neben Deiner Einkommensteuererklärung auch eine jährliche Umsatzsteuererklärung abzugeben. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigst Du nur, wenn Du EU-weiten Handel betreibst. Du kannst sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen.

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FAQ: häufig gestellte Fragen

1. Was ist ein umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer:innen sind von der Umsatzsteuer befreit. Das meint man mit dem Ausdruck “umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer”.

2. Wann muss ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer zahlen?

Als Kleinunternehmer:in musst Du Umsatzsteuer zahlen und auch selbst in Deinen Rechnungen ausweisen, sobald Du die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:innen überschreitest. Dann bist Du nämlich kein:e Kleinunternehmer:in mehr. Ab dem Zeitpunkt musst Du selbstständig zur Regelbesteuerung wechseln.

3. Wann müssen Kleinunternehmer eine Steuererklärung abgeben?

Kleinunternehmer:innen müssen wie alle Selbstständigen eine Steuererklärung abgeben. Du musst die Steuererklärung online einreichen. Wenn Du sie selbst erstellst, gilt immer der 31. Juli des Folgejahres als Abgabefrist.

4. Welche Steuererklärung muss ich als Kleinunternehmer machen?

Als Kleinunternehmer:in musst Du eine Einkommensteuererklärung abgeben. Teil der Steuererklärung ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR). In dieser Anlage ermittelst Du Deinen Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit, indem Du Deine Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnest.

Freiberufler:innen geben zusätzlich die Anlage S ab (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit). Gewerbetreibende geben neben der EÜR auch die Anlage G ab (Einkünfte aus Gewerbebetrieb).

Eine Umsatzsteuererklärung musst Du nicht machen.

5. Wo finde ich meine Umsatzsteuer-ID als Kleinunternehmer:in?

Als Kleinunternehmer:in benötigst Du keine Umsatzsteuer-ID. Du brauchst sie nur, wenn Du kein Kleinunternehmer (mehr) bist und innerhalb der EU grenzüberschreitenden Handel betreibst. Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst Du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen.

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