Selbstständig arbeiten als Student:in

INHALT

• Selbstständig: gewerblich oder freiberuflich?

• Selbstständige Tätigkeit anmelden & Steuernummer erhalten

• Kleinunternehmerregelung befreit von Umsatzsteuer

• Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer:in

• Einkommensteuer zahlen als Selbstständige:r

• Kranken- und Pflegeversicherung für selbstständige Studierende

• Steuererklärung als studentisch:e Kleinunternehmer:in

• Nicht vergessen: Studienkosten absetzen

Selbstständig: gewerblich oder freiberuflich?

Das Steuerrecht unterscheidet selbstständige Tätigkeiten in freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten. Je nachdem gibt es Unterschiede bei der Anmeldung, bei Steuern und bei der Steuererklärung. Eine selbstständige Tätigkeit solltest Du innerhalb von 4 Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit beim zuständigen Finanzamt anmelden. Das zuständige Finanzamt richtet sich nach Deinem Wohnort.

Was sind gewerbliche Tätigkeiten?

Grundsätzlich gelten Handels-, Vertretungs-, Handwerks- und Vermittlungstätigkeiten als gewerblich. Dann musst Du die Tätigkeit zunächst beim Gewerbeamt anmelden und einen Gewerbeschein beantragen. Ab einem bestimmten Jahreseinkommen wird auch Gewerbesteuer fällig. Der derzeitige Freibetrag bei der Gewerbesteuer liegt bei 24.500 Euro pro Jahr. Erst, wenn Du mit Deinem Gewerbe darüber hinaus verdienst, musst Du Gewerbesteuer zahlen. Den Steuersatz für die Gewerbesteuer legt jede Gemeinde selbst fest. Freiberufler:innen müssen keine Gewerbesteuer zahlen.

Was sind freiberufliche Tätigkeiten?

In § 18 EStG wird Freiberuflichkeit definiert. Als freiberufliche Tätigkeiten gelten die dort aufgeführten sogenannten Katalogberufe (Ärtz:innen, Journalist:innen, Übersetzer:innen, Dolmetscher:innen und viele mehr) sowie alle selbständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen, unterrichtenden oder erzieherischen Tätigkeiten. Weitere Kriterien für Freiberuflichkeit:

• Dein voriges oder derzeitiges Studium qualifiziert Dich für die Tätigkeit.
• Du verkaufst oder vermittelst keine Produkte.

Selbstständige Tätigkeit anmelden & Steuernummer erhalten

Im Zuge der Anmeldung Deiner Selbstständigkeit musst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Das geht ausschließlich über ELSTER. Darin benennst Du Deine Tätigkeit und schätzt die Höhe Deiner Einnahmen für das erste Betriebsjahr und das Folgejahr. Nachdem das Finanzamt Deinen Fragebogen bearbeitet hat, erhältst Du Deine Steuernummer für die selbstständige Tätigkeit.

Gewerbetreibende beantragen einen Gewerbeschein beim Gewerbeamt. Das Gewerbeamt informiert das zuständige Finanzamt über Deine Anmeldung. Das Finanzamt sendet Dir daraufhin den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Hier müssen die voraussichtlichen Gewinne eingetragen werden. Im Anschluss bekommst Du Deine Steuernummer.

Kleinunternehmerregelung befreit von Umsatzsteuer

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kommen die Themen Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) ins Spiel. Denn auf alle Waren und Dienstleistungen wird automatisch Umsatzsteuer fällig. Sie wird auch Mehrwertsteuer genannt. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kannst Du die Anwendung der Kleinunternehmerregelung wählen und Dich dadurch von der Umsatzsteuer befreien lassen, wenn

• Dein Umsatz im Gründungsjahr nicht über 22.000 Euro liegt und
• im Folgejahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt.

Die Gesamt-Umsatzgrenze im Gründungsjahr in Höhe von 22.000 Euro bezieht sich immer auf ein ganzes Kalenderjahr. Wenn Du nur einen Teil des Kalenderjahres unternehmerisch tätig warst, musst Du den in diesem Zeitraum erzielten Umsatz auf einen (fiktiven) Jahres-Gesamtumsatz hochrechnen.

Die Kleinunternehmerregelung erspart Dir bürokratischen Aufwand wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Umsatzsteuererklärung. Allerdings kannst Du im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen. Die ist für Gewerbetreibende interessant, die selbst Rechnungen mit Umsatzsteuerforderungen erhalten. Ein Wechsel zur Regelbesteuerung ist jederzeit möglich. Umgekehrt ist ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung für 5 Jahre bindend.

Beachte: Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich nur auf die Umsatzsteuer, nicht auf die Einkommensteuer!

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer:in

Wenn Du die Kleinunternehmerregelung wählst, musst Du auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Darauf musst Du auf jeder Rechnung hinweisen, z. B. so: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet”. Damit Deine Rechnung rechtsgültig ist, solltest Du prüfen, ob Deine Vorlage die relevanten Angaben enthält. Diese sind gemäß § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG:

• Vollständiger Name und Anschrift von Dienstleistenden und Auftraggebenden
• Deine Steuernummer (nicht die Steuer-ID!)
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
• Zeitpunkt des Projektabschlusses
• Entgelte und hierauf entfallender Steuerbetrag (sowie Hinweis auf Steuerbefreiung)

Außerdem empfiehlt es sich, ein Zahlungsziel auf Rechnungen anzugeben. Gängig sind hier meist 14 Tage nach Rechnungserhalt. Kleinstbetragsrechnungen unter 150 Euro kannst Du ohne Angabe der Steuernummer, einer fortlaufender Rechnungsnummer und der Angabe des Zeitpunkts der Leistung und die vereinbarten Entgeltminderungen ausstellen.

Einkommensteuer zahlen als Selbstständige:r

Einkommensteuer zahlst Du nicht ab dem ersten Euro, sondern erst, wenn Du mit Deinem zu versteuernden Einkommen über dem Grundfreibetrag liegst. Das ist ein jährlicher Steuerfreibetrag, der allen Steuerpflichtigen zur Existenzsicherung zusteht. Der Grundfreibetrag für 2024 beträgt 11.784 Euro und steigt 2025 auf 12.804 Euro. Das zu versteuernde Einkommen ist die Summe, die nach Abzug aller steuerlich absetzbaren Kosten übrig bleibt und die Höhe Deiner Einkommensteuer für das gesamte Steuerjahr bestimmt.

Anhand Deiner geschätzten Einnahmen aus dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung legt das Finanzamt die Höhe Deiner vierteljährlichen Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest. Eine Vorauszahlung wird festgesetzt, wenn das Finanzamt schätzt, dass Du mindestens 400 Euro Einkommensteuer im Jahr zahlen musst. Sie wird vierteljährlich immer zum 10.3., 10.6., 10.9. und zum 10.12. fällig. Die Einkommensteuer-Vorauszahlung entspricht der Lohnsteuer bei Angestellten, die monatlich vom Arbeitgeber abgeführt wird.

Kranken- und Pflegeversicherung für selbstständige Studierende

In Deutschland besteht Versicherungspflicht. Bis Du 25 bist, kannst Du über Deine Eltern gesetzlich mitversichert bleiben. Dabei musst Du keine eigenen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung zahlen. Voraussetzung für die Familienversicherung:

• Du arbeitest während der Vorlesungszeit maximal 20 Stunden die Woche, bist also hauptberuflich Student:in.
• Dein monatliches Gesamteinkommen darf nicht regelmäßig über 505 Euro liegen (gilt für 2024). Falls Du einen Minijob ausübst, darfst Du maximal 538 Euro monatlich verdienen (ab 2025: 556 Euro).

Ab dem 25. Lebensjahr (oder wenn Du die Einkommensgrenze der Familienversicherung überschreitest) musst Du Dich selbst versichern. Dafür bieten die Krankenkassen Studierenden einen günstigen Studierendentarif an, die studentische Krankenversicherung. Hierbei gilt:

• Während der Vorlesungszeit darfst Du maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten.
• Du darfst mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, wenn Du die zusätzlichen Stunden abends, nachts, am Wochenende oder in der vorlesungsfreien Zeit (Semesterferien) leistest.
• Du darfst aber maximal 26 Wochen im Jahr mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten.

Falls Du dauerhaft mehr arbeitest, musst Du Dich freiwillig selbst versichern, entweder gesetzlich oder privat. Gleiches gilt ab dem 30. Lebensjahr. Dann endet die studentische Krankenversicherung.

Steuererklärung als studentisch:e Kleinunternehmer:in

Als Kleinunternehmer:in bist Du zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet. Das gilt für alle Selbstständigen. Ab der Steuererklärung 2024 gilt (so wie vor Corona) wieder der 31. Juli des Folgejahres als Fristende, falls Du die Steuererklärung selber machst. Ab dem Steuerjahr 2024 gilt auch, dass Kleinunternehmer:innen keine Umsatzsteuererklärung mehr einreichen müssen.

Deine Einkünfte als Unternehmensberater:in ermittelst Du mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dabei ziehst Du Deine Ausgaben von Deinen Einnahmen ab und erhältst so Deinen Gewinn. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gibt es ein eigenes Steuerformular. Für die Steuererklärung brauchst Du noch einige weitere Formulare:

• den Hauptvordruck ESt 1A für Deine persönlichen Daten
• die Anlage S für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit
• die Anlage EÜR für Deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• die Anlage Sonderausgaben für Kirchensteuer, Spenden, Studienkosten etc.
• die Anlage Vorsorgeaufwand für Beiträge für Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge und weitere Versicherungen
• die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen für Dienstleistungen und Handwerkerkosten
• ggf. weitere Anlagen für Kapitaleinkünfte etc.

Nicht vergessen: Studienkosten absetzen

Studienkosten für Deine Erstausbildung kannst Du bis zu einer Höhe von 6.000 Euro direkt im Entstehungsjahr als Sonderausgaben von der Steuer absetzen. Wenn Du bereits in der Zweitausbildung bist (z.B. Master, Promotion, zweiter Bachelor, erster Bachelor nach einer Berufsausbildung), kannst Du die Kosten sogar unbegrenzt als Betriebsausgaben (so heißen Werbungskosten bei Selbstständigen) absetzen. Falls Du höhere Ausgaben als Einnahmen hast, kannst Du die Studienkosten in die nächsten Steuerjahre vortragen, bis der Verlust ausgeglichen ist. Das nennt sich Verlustvortrag](https://wundertax.de/ratgeber-steuern/steuererklaerung-ohne-einkommen-verlustvortrag/) und sichert Dir wichtige Steuerersparnisse.

Zu den Studienkosten gehören z.B. Studiengebühren, Semesterbeiträge, Fachliteratur, Computer und andere Büroausstattung, Fahrtkosten, Sprachtests, Drucken und Binden von Studienarbeiten, Zinsen für den Studienkredit u.v.m.